Ablage in SharePoint und OneDrive, die nach zwei Jahren noch trägt
Der Umzug vom Dateiserver ist technisch überschaubar. Schwierig wird es bei der Frage, was wohin gehört und wer worauf zugreifen darf — und genau daran entscheidet sich, ob die Ablage nutzbar bleibt.
Wir überführen bestehende Freigaben nach SharePoint und OneDrive, legen die Struktur vorher fest und richten Berechtigungen so ein, dass sie im Alltag gepflegt werden können.
Was wir bei der Einführung übernehmen
Bestandsaufnahme
Wir erfassen bestehende Freigaben, Berechtigungen, Datenmengen und Dateien, die mehrfach vorliegen. Ohne diese Übersicht wird eine Struktur auf einen unbekannten Zustand geschrieben.
Ablagekonzept
Es wird einmal entschieden, was in OneDrive gehört, was in ein Team und was in eine SharePoint-Website — und anschließend kommuniziert. Ohne diese Entscheidung liegen Dokumente danach dreifach vor.
Berechtigungen
Rechte werden über Gruppen vergeben, nicht über einzelne Personen. Jede Website und jedes Team erhält benannte Besitzer, damit Entscheidungen über Zugriffe zuordenbar bleiben.
Externe Freigaben
Freigaben nach außen werden personenbezogen und mit Ablaufdatum vergeben. Nach Projektende wird der Zugriff entfernt, nicht nur der Link vergessen.
Synchronisation
Der OneDrive-Client wird so eingerichtet, dass Nutzer gewohnt im Explorer arbeiten, ohne dass große Bibliotheken vollständig lokal liegen.
Versionierung
Versionsverlauf und Wiederherstellung werden eingerichtet und erklärt — der häufigste Supportfall der ersten Monate ist eine überschriebene Datei.
Drei Situationen, die wir häufig antreffen
Der Dateiserver soll weg
Ein lokaler Server mit gewachsenen Freigaben soll abgelöst werden. Die Berechtigungen sind über Jahre entstanden und nicht dokumentiert.
Ablage ist unübersichtlich
Es gibt mehr Teams als Abteilungen, dieselben Dokumente an mehreren Stellen und Freigaben, deren Ursprung niemand kennt. Ein Konzept fehlt oder wird nicht gelebt.
Geteilte Arbeit im OneDrive
Gemeinsame Dateien liegen im persönlichen OneDrive einer Person. Verlässt diese das Unternehmen, ist die Ablage nicht mehr zugänglich.
Von der Bestandsaufnahme zur gepflegten Ablage
Aufnahme
Bestehende Freigaben, Berechtigungen und Datenmengen werden erfasst und bewertet.
Konzept
Ablagestruktur, Namenskonventionen und Berechtigungsmodell werden festgelegt und schriftlich dokumentiert.
Umzug
Die Daten werden strukturiert übertragen, Berechtigungen neu gesetzt statt einfach mitgenommen.
Einführung
Kurze Einweisung der Nutzer, Klärung der ersten Fragen, Übergabe der Dokumentation.
Was gehört in OneDrive und was in SharePoint?
OneDrive ist für persönliche Arbeitsdateien und Entwürfe gedacht, Teams für die laufende Zusammenarbeit einer festen Gruppe und SharePoint für abteilungs- oder unternehmensweite Ablagen mit längerer Lebensdauer. Die häufigste Fehlnutzung ist gemeinsame Arbeit im persönlichen OneDrive.
Können wir die bestehenden Berechtigungen übernehmen?
Technisch ist das möglich, sinnvoll ist es selten. Gewachsene Berechtigungen aus einem Dateiserver enthalten meist Direktfreigaben für einzelne Personen und Rechte, die niemand mehr begründen kann. Der Umzug ist der richtige Zeitpunkt, auf ein Gruppenmodell umzustellen.
Müssen Mitarbeiter ihre Arbeitsweise ändern?
Im Alltag kaum. Über den OneDrive-Client bleiben die Ordner im Explorer erreichbar. Was sich ändert, ist die Frage, wo neue Dokumente abgelegt werden — dafür genügt eine kurze Einweisung und eine schriftliche Regel.
Ist Ihre Ablage noch nachvollziehbar?
Wir prüfen Struktur, Berechtigungen und externe Freigaben und erarbeiten ein Konzept, das im Alltag gepflegt werden kann.