Microsoft Teams mit Struktur statt mit Wildwuchs
Teams ist schnell eingeführt und ebenso schnell unübersichtlich. Nach zwei Jahren gibt es in den meisten Unternehmen mehr Teams als Abteilungen — viele ohne Besitzer, ohne Aktivität und ohne erkennbaren Zweck.
Wir führen Teams mit einer Struktur ein, die mitwächst: Teams nach Zweck, benannte Besitzer, klare Namen und ein festgelegter Umgang mit Gästen und inaktiven Teams.
Was eine tragfähige Teams-Struktur ausmacht
Struktur
Teams entstehen nach Abteilung, Projekt oder Prozess — nicht nach Anlass. Wer ein Team anlegen darf und nach welchen Kriterien, wird vorher festgelegt.
Besitzer und Namen
Jedes Team hat mindestens zwei Besitzer und einen Namen, der die Zugehörigkeit erkennbar macht. Teams ohne Besitzer sind der Regelfall für verwaiste Ablagen.
Kanäle und Ablage
Kanalstruktur und Dateiablage werden gemeinsam gedacht, damit Dokumente auffindbar bleiben und nicht parallel in Chats liegen.
Gäste und Externe
Externe Teilnehmer erhalten befristeten Zugriff auf definierte Teams. Besprechungen mit Externen werden über Richtlinien geregelt statt im Einzelfall entschieden.
Besprechungen
Aufzeichnung, Lobby, Bildschirmfreigabe und Teilnahmerechte werden nach Ihren Anforderungen konfiguriert — auch im Hinblick auf Mitbestimmung und Datenschutz.
Lebenszyklus
Für Teams ohne Aktivität wird ein Umgang festgelegt: archivieren oder löschen, nach welcher Frist, durch wen. Ohne diese Regel wächst die Liste dauerhaft.
Woran Teams-Einführungen typischerweise scheitern
Jeder darf Teams anlegen
Ohne Regel entstehen Teams für jede Besprechung. Nach kurzer Zeit ist nicht mehr erkennbar, welches Team aktuell ist und welches nicht.
Dateien liegen doppelt
Dokumente werden im Chat geteilt statt im Kanal abgelegt. Dieselbe Datei existiert in mehreren Versionen, ohne dass klar ist, welche gilt.
Gäste bleiben dauerhaft
Externe Beteiligte werden für ein Projekt eingeladen und behalten den Zugriff, weil das Entfernen niemandes Aufgabe ist.
So führen wir Teams ein
Aufnahme
Bestehende Teams, Besitzer, Aktivität und Gastzugänge werden erfasst und bewertet.
Konzept
Struktur, Namenskonventionen, Anlageregeln und Richtlinien werden festgelegt und dokumentiert.
Umsetzung
Bereinigung des Bestands, Einrichtung der Richtlinien, Aufsetzen der neuen Struktur.
Begleitung
Kurze Einweisung, Klärung der ersten Fragen, halbjährliche Prüfung des Bestands.
Wer sollte Teams anlegen dürfen?
In kleineren Unternehmen genügt eine benannte Person oder ein kleiner Kreis, der Teams nach festgelegten Kriterien anlegt. Wichtiger als die Einschränkung selbst ist, dass jedes neue Team einen Zweck, einen Namen nach Konvention und zwei Besitzer erhält.
Was passiert mit Teams, die nicht mehr genutzt werden?
Sie werden nach einer festgelegten Frist archiviert oder gelöscht. Archivierte Teams bleiben lesbar, erscheinen aber nicht mehr in der aktiven Liste. Entscheidend ist, dass die Prüfung ein Termin ist und eine zuständige Person hat.
Können wir Teams für Telefonie nutzen?
Ja, über Teams Phone lässt sich die Telefonie anbinden — entweder mit Microsoft als Anbieter oder über einen bestehenden Anschluss per Direct Routing. Ob das sinnvoll ist, hängt von der vorhandenen Telefonanlage und den Vertragslaufzeiten ab; wir prüfen das im Einzelfall.
Wächst Ihre Teams-Umgebung unkontrolliert?
Wir nehmen den Bestand auf, bereinigen ihn und legen eine Struktur fest, die mitwächst.