Shared Mailbox in Microsoft 365: Wann ist eine Lizenz erforderlich?

„Braucht die info@-Adresse jetzt eine eigene Microsoft-365-Lizenz?“

Diese Frage kommt bei Exchange-Online-Umgebungen regelmäßig auf.

Die kurze Antwort lautet:

Eine normale Shared Mailbox benötigt in vielen Fällen keine eigene Lizenz.

Es gibt allerdings einige wichtige Ausnahmen. Deshalb sollte man nicht pauschal jede Shared Mailbox lizenzieren – aber auch nicht davon ausgehen, dass eine Lizenz grundsätzlich nie erforderlich ist.

Typischer Einsatz einer Shared Mailbox

Shared Mailboxes werden meistens für Adressen verwendet, auf die mehrere Personen zugreifen.

Zum Beispiel:

• info@firma.de
• support@firma.de
• buchhaltung@firma.de
• vertrieb@firma.de
• service@firma.de

Die Mitarbeiter arbeiten dabei normalerweise mit ihren eigenen Microsoft-365-Konten und erhalten Berechtigungen auf die Shared Mailbox.

Sie können anschließend beispielsweise:

• E-Mails lesen
• E-Mails als Shared Mailbox senden
• E-Mails im Auftrag der Shared Mailbox senden

Das Shared-Mailbox-Konto selbst wird im normalen Betrieb nicht wie ein persönliches Benutzerkonto verwendet.

Bis 50 GB ist normalerweise keine eigene Lizenz notwendig

Eine Shared Mailbox kann in Exchange Online grundsätzlich bis zu 50 GB groß sein, ohne dass der Shared Mailbox selbst eine Exchange-Online-Lizenz zugewiesen werden muss.

Die Benutzer, die auf die Shared Mailbox zugreifen, benötigen allerdings eine passende Exchange-Online-Lizenz.

Das bedeutet:

Eine Adresse wie info@firma.de muss nicht automatisch eine zusätzliche kostenpflichtige Benutzerlizenz erhalten, nur weil mehrere Mitarbeiter damit arbeiten.

Wann wird eine Lizenz erforderlich?

Es gibt mehrere Situationen, in denen eine Shared Mailbox eine zusätzliche Lizenz benötigt.

Mehr als 50 GB Speicher

Ohne eigene Lizenz ist die Shared Mailbox auf 50 GB begrenzt.

Wenn mehr Speicher benötigt wird, ist eine entsprechende Exchange-Online-Lizenz erforderlich.

Mit Exchange Online Plan 2 kann das Postfach beispielsweise auf bis zu 100 GB erweitert werden.

Archivierung

Soll für die Shared Mailbox ein Onlinearchiv beziehungsweise In-Place Archive verwendet werden, muss geprüft werden, welche Lizenz dafür benötigt wird.

Je nach Konfiguration kann beispielsweise Exchange Online Plan 2 oder eine Kombination aus Exchange Online Plan 1 und Exchange Online Archiving erforderlich sein.

Gerade ältere Shared Mailboxes mit vielen Jahren E-Mail-Historie sollten deshalb nicht erst dann geprüft werden, wenn die 50-GB-Grenze erreicht ist.

Litigation Hold und Compliance-Funktionen

Auch bestimmte Aufbewahrungs- und Compliance-Funktionen können eine zusätzliche Lizenz erforderlich machen.

Dazu gehören beispielsweise Szenarien mit Litigation Hold oder bestimmten erweiterten Microsoft-Purview-Funktionen.

Hier sollte immer die tatsächlich verwendete Funktion geprüft werden.

Braucht die Shared Mailbox ein eigenes Benutzerkonto?

Technisch existiert hinter einer Shared Mailbox auch ein Benutzerobjekt.

Das bedeutet jedoch nicht, dass Mitarbeiter sich mit diesem Konto direkt anmelden sollten.

Im normalen Betrieb erhalten Benutzer über ihre persönlichen Konten Berechtigungen auf die Shared Mailbox.

Eine direkte Anmeldung mit dem Shared-Mailbox-Konto sollte deshalb nicht einfach aktiviert werden, nur damit mehrere Personen dasselbe Kennwort verwenden können.

Das wäre genau das Gegenteil einer sauberen Benutzer- und Berechtigungsstruktur.

Welche Berechtigungen gibt es?

Bei Shared Mailboxes begegnen uns hauptsächlich drei Berechtigungen:

Vollzugriff

Der Benutzer kann die Shared Mailbox öffnen und deren Inhalte bearbeiten.

Senden als

Der Empfänger sieht die Shared Mailbox als Absender.

Beispiel: support@firma.de

Senden im Auftrag von

Beim Empfänger wird sichtbar, dass ein bestimmter Benutzer im Auftrag der Shared Mailbox gesendet hat.

Diese Berechtigungen sollten bewusst vergeben und regelmäßig geprüft werden.

Ein typischer Fehler bei Migrationen

Bei Exchange-Migrationen werden Shared Mailboxes häufig zwar korrekt migriert, aber die dazugehörigen Berechtigungen werden nicht vollständig kontrolliert.

Das Postfach selbst ist dann vorhanden, aber beispielsweise:

• ein Mitarbeiter kann es nicht öffnen
• „Senden als“ funktioniert nicht
• Automapping verhält sich anders als erwartet
• alte Benutzer besitzen weiterhin Berechtigungen
• nicht mehr benötigte Konten sind noch eingetragen

Deshalb sollten Shared Mailboxes bei einer Migration nicht nur nach ihrer Existenz geprüft werden.

Auch Berechtigungen und Nutzung gehören zur Abnahme.

Benutzerpostfach oder Shared Mailbox?

Nicht jedes Postfach sollte automatisch eine Shared Mailbox sein.

Eine Shared Mailbox eignet sich vor allem dann, wenn mehrere Personen gemeinsam mit einer Funktionsadresse arbeiten.

Ein persönliches Postfach sollte dagegen einem konkreten Benutzer zugeordnet bleiben.

Ein einfaches Beispiel:

• maria.mustermann@firma.de → Benutzerpostfach
• buchhaltung@firma.de → häufig Shared Mailbox

Entscheidend ist aber immer der tatsächliche Einsatzzweck.

Was Unternehmen prüfen sollten

Bei bestehenden Microsoft-365-Umgebungen lohnt sich eine regelmäßige Kontrolle:

• Welche Shared Mailboxes existieren?
• Werden alle noch benötigt?
• Wer besitzt Zugriff?
• Wer darf „Senden als“?
• Wie groß sind die Postfächer?
• Gibt es Shared Mailboxes nahe an 50 GB?
• Wird ein Archiv verwendet?
• Sind Compliance- oder Aufbewahrungsfunktionen aktiviert?
• Sind unnötige Lizenzen zugewiesen?

Gerade der letzte Punkt kann interessant sein.

In gewachsenen Microsoft-365-Umgebungen finden sich immer wieder Shared Mailboxes, denen noch eine Benutzerlizenz zugewiesen ist, obwohl diese für den aktuellen Einsatzzweck gar nicht erforderlich ist.

Fazit

Eine Shared Mailbox benötigt nicht automatisch eine eigene Microsoft-365-Lizenz.

Für den normalen Einsatz bis 50 GB ist häufig keine separate Lizenz notwendig.

Sobald jedoch mehr Speicher, Archivierung oder bestimmte Compliance-Funktionen benötigt werden, muss die Lizenzierung genauer betrachtet werden.

Deshalb sollte die Frage nicht nur lauten:

„Braucht eine Shared Mailbox eine Lizenz?“

Sondern:

„Welche Funktionen verwenden wir mit dieser Shared Mailbox?“