Was Microsoft 365 kostet: Lizenzen, Migration, laufender Betrieb

Auf die Frage nach den Kosten folgt meist eine Zahl, die niemandem hilft: Entweder ist sie so niedrig, dass sie nachverhandelt werden muss, oder so hoch, dass sie das Gespräch beendet. Beides liegt daran, dass der Umfang beim Nennen der Zahl noch unbekannt ist.

Sinnvoller ist, die Struktur zu kennen. Microsoft 365 kostet in drei Blöcken, und jeder wird von anderen Faktoren getrieben.

Block 1: Lizenzen — pro Nutzer und Monat

Dieser Block ist der einzige, den Microsoft selbst festlegt. Er läuft monatlich weiter und ist damit langfristig der größte. Was ihn bewegt, ist selten die Nutzerzahl — sondern der gewählte Plan.

Was den Plan bestimmt

• Postfachgröße und Archiv: Wer gesetzliche Aufbewahrungsfristen erfüllen muss, braucht ein Archiv — und damit einen anderen Plan als ein Unternehmen ohne diese Pflicht.
• Desktop-Anwendungen: Reicht Office im Browser, oder werden Word und Excel lokal installiert? Das ist der häufigste Preisunterschied zwischen zwei Plänen.
• Sicherheitsfunktionen: Conditional Access, erweiterte Bedrohungserkennung und Geräteverwaltung liegen in den höheren Plänen oder in Zusatzpaketen.
• Nutzertypen: Nicht jeder braucht dasselbe. Produktionsmitarbeiter mit gelegentlichem Postfachzugriff benötigen einen anderen Plan als die Verwaltung.

Der letzte Punkt wird regelmäßig übersehen und ist der wirksamste Ansatz zur Kostensenkung. Wer allen Mitarbeitern denselben Plan gibt, zahlt für Funktionen, die ein Teil der Belegschaft nie öffnet.

Hinzu kommt die Vertragsform: Eine Jahresbindung ist günstiger als monatliche Kündbarkeit, bindet aber die Nutzerzahl. Bei saisonalen Schwankungen kann die teurere Variante die richtige sein.

Block 2: Migration — einmalig, aber schwer zu schätzen

Dieser Block wird am häufigsten unterschätzt, und zwar nicht wegen der Postfächer. Postfächer zu verschieben ist Routine. Was Aufwand erzeugt, ist das Umfeld:

• Archivgrößen: Ein Postfach mit 8 GB und 20 Jahren Ordnerstruktur dauert länger als zehn neue Postfächer zusammen.
• Hybride Phase: Wenn nicht alles gleichzeitig umziehen kann, entsteht ein zweiter Betriebszustand mit eigenem Aufwand — und er muss ein Enddatum haben.
• Geräte und Anwendungen: Multifunktionsgeräte, Warenwirtschaft, Zeiterfassung, Newsletter-Werkzeuge — alles, was per SMTP versendet, muss erfasst und umgestellt werden. Das ist die häufigste Ursache für Nacharbeit.
• Zustand der Dokumentation: Wenn niemand sagen kann, welche DNS-Einträge warum existieren, beginnt das Projekt mit einer Bestandsaufnahme statt mit der Planung.
• Dateiserver: Kommen Dateien mit, verdoppelt sich der Umfang — Struktur und Berechtigungen müssen dabei neu entschieden werden.

Zwei Umgebungen mit je 30 Postfächern können sich im Aufwand um den Faktor drei unterscheiden. Deshalb steht am Anfang eine Bestandsaufnahme und kein Preis.

Wie ein solches Projekt abläuft, beschreibt der Beitrag Exchange Server Migration zu Microsoft 365.

Block 3: Laufender Betrieb — was im Haus bleibt

Nach der Migration bleibt Arbeit: Benutzer kommen und gehen, Berechtigungen ändern sich, Störungen treten auf, Microsoft ändert Voreinstellungen. Dieser Block ist verhandelbar, weil er von der Aufgabenteilung abhängt.

• Vollständige Übernahme: sinnvoll ohne eigene IT-Abteilung — eine Ansprechperson für alles, planbare monatliche Kosten.
• Geteilt: Benutzeranlage und alltägliche Berechtigungen im Haus, Konfiguration und Sicherheit außerhalb. Die häufigste Variante im Mittelstand.
• Auf Abruf: nur bei Störungen und Projekten. Günstiger im Mittel, aber ohne die halbjährliche Kontrolle, die Probleme früh sichtbar macht.

Was in allen drei Varianten gleich bleibt: Es braucht eine benannte Person, die zuständig ist. Ohne sie entsteht der Zustand, in dem niemand etwas entscheidet und alles wächst.

Drei Posten, die in Angeboten oft fehlen

• Backup: Microsoft sichert die Infrastruktur, nicht Ihre Daten gegen versehentliches Löschen über die Aufbewahrungsfrist hinaus. Eine separate Sicherung ist eine eigene Position.
• Einweisung: Eine halbe Stunde pro Team spart Wochen an Rückfragen — und wird in Angeboten selten ausgewiesen.
• Nachlauf: Die ersten Wochen nach der Umstellung erzeugen Aufwand. Wer ihn nicht einplant, erlebt ihn als Störung.

Wie sich die Blöcke zueinander verhalten

Über drei Jahre betrachtet ist der Lizenzblock in fast allen Fällen der größte, die Migration der kleinste. Das ist wichtig für die Entscheidung: Beim Lizenzmodell einmal richtig zu wählen, wirkt länger als bei der Migration zu sparen.

Umgekehrt gilt: An der Migration zu sparen erzeugt Kosten im Betrieb, weil eine unaufgeräumte Umgebung dauerhaft mehr Pflege braucht.

Was bleibt

Drei Blöcke: Lizenzen pro Nutzer, einmalige Migration, laufende Betreuung. Der erste wird vom Plan bestimmt, nicht von der Nutzerzahl; der zweite vom Umfeld, nicht von den Postfächern; der dritte von der Aufgabenteilung. Wer diese drei Fragen beantwortet hat, bekommt ein Angebot mit festem Preis statt einer Schätzung.